Vier Schritte für sicheres Drucken gemäß Datenschutzgrundverordnung DSGVO

Vier Schritte

In vier Schritten zu sicherem Drucken gemäß DSGVO

Jedes Mal, wenn gedruckt wird, werden sensible Informationen verarbeitet. Wer sein Unternehmen oder seine Organisation schützen will, kennt die unterschiedlichen Regelungen und Standards für seine Branche. Und nun naht schon in Riesenschritten die nächste Verordnung, die im Mai 2018 bindend wird: die EU-Regelung GDPR (General Data Protection Regulation) bzw. Datenschutzgrundverordnung DSGVO. Jedes, wirklich jedes Unternehmen, das sich innerhalb der EU befindet oder das Dienstleistungen in der EU anbietet, muss sich bis zur Mitte des Jahres 2018 auf diese Richtlinie eingestellt haben.

Geregelt wird in ihr der Umgang mit persönlichen Daten. Da stellt sich die Frage: Welche Informationen werden als persönliche Daten angesehen? Welche IT-Prozesse sind betroffen? Wie kann ich mit der Umsetzung beginnen?

Bitte bei der DSGVO nicht vergessen: Das Thema Drucken

Ein hierbei häufig vernachlässigter Aspekt in diesem Themenkomplex ist das Drucken. Mit oder ohne Datenschutzrichtlinie hat der Druckvorgang einen signifikanten Einfluss auf die Sicherheit von Unternehmen, weil dabei häufig unverschlüsselte, sensible Daten durch das Firmennetzwerk geschickt werden. Und gerade hier, im internen Netz, kommt es erfahrungsgemäß immer wieder zu Verstößen gegen den Datenschutz.

Dabei helfen diese vier Schritte, die Datensicherheit beim Drucken zu erhöhen:

  • Schritt 1: Implementieren Sie SMB 3.0 oder höher für alle Druckerfreigaben, insbesondere für die Druckserver Ihres Unternehmens. Mit SMB 3.0 kann die Verbindung verschlüsselt werden. Vergewissern Sie sich daher, dass diese Funktion aktiviert ist.
     
  • Schritt 2: Verschlüsseln Sie Druckdaten, die von der zentralen Stelle zum Drucker geleitet werden. Leider gibt es hierfür kein zu aktivierendes Kontrollkästchen in Windows, sondern sie benötigen eine Drittanbieter-Lösung, die die Daten nach der Verarbeitung durch den Druckertreiber verschlüsselt. Die Entschlüsselung geschieht entweder durch eine direkt auf dem Drucker installierte Anwendung oder durch ein Hardwaremodul, das jedem Drucker hinzugefügt werden kann.
     
  • Schritt 3: Überprüfen Sie – falls im Einsatz – den direkten IP-Druck in Ihrer Firma. Ist der IP-Druck frei für jeden Nutzer zugänglich, ist er keine sichere Methode. Wenn jeder auf einem beliebigen Drucker drucken kann, ist eine Überwachung nicht möglich. Wenn Benutzer über ein beliebiges Gerät auf jeden Drucker zugreifen können, müssen sich die Drucker im selben Netzwerk befinden wie die Geräte, die die Druckaufträge senden.
    Letzteres ist besonders riskant, weil es den Drucker selbst anfällig für Angriffe macht. Ein Zugriff auf die Daten, die im Drucker gespeichert sind, ist so viel leichter möglich als bei einem separaten Gerät. Es sind jedoch Lösungen verfügbar, die direktes IP-Drucken sicherer machen. Das ist umso wichtiger, wenn Sie in einem Unternehmen mit besonders sensiblen Daten arbeiten. In solch einem Fall ist eine zentrale Druckarchitektur mit einem guten Druckmanagement notwendig.
     
  • Schritt 4: Reduzieren Sie den Einfluss des Drucks auf die End-zu-End-Sicherheit, indem Sie sicherstellen, dass Benutzer immer den richtigen Drucker zur Verfügung haben und leicht erkennen können, welchen Drucker sie verwenden. Verwenden Sie eine Lösung, die automatisch aktualisierte Drucker erkennt und bereitstellt, wenn ein Benutzer den Standort wechselt oder eine neue Aufgabe in der Firma übernimmt. Das sorgt nicht nur für deutlich weniger Helpdeskanfragen, sondern reduziert auch das Risiko, dass Ausdrucke mit vertraulichen Informationen in der gesamten Firma verteilt, unabgeholt in einem Drucker herumliegen.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Algorithmen für die Bereitstellung dieses Automatisierungsgrades nötig sind, gibt es zwei Möglichkeiten.

  • Implementieren Sie eine benutzerfreundliche Selbstbedienungsoption für Benutzer, also einen Drucker Self Service. Das ist für Mitarbeiter eine einfache und zuverlässige Möglichkeit, auf die benötigten Drucker zuzugreifen (vorausgesetzt, diese haben die Berechtigung, diesen Drucker zu verwenden).
     
  • Installieren Sie eine Follow-me- oder Pullprinting-Lösung, bei der sich Mitarbeiter am jeweiligen Drucker authentifizieren müssen, damit der Ausdruck startet. Diese sollten einige Kriterien erfüllen: Sie sollten eine Option anbieten, die keine zusätzliche Hardware erfordert, sondern beispielsweise funktioniert, indem QR-Codes mit einem Smartphone gescannt werden. Und sie sollten über einen wirklich universellen Adapter verfügen, der jedem Drucker hinzugefügt werden kann, damit das vorhandene Druckerequipment weiter genutzt werden kann.So ersparen Sie sich die Anschaffung neuer, teurer Drucker.Entfernen Sie alle anderen Methoden der Druckerzuordnung. Der Benutzer verwendet immer dasselbe Druckerobjekt und entscheidet, wo er drucken soll, indem er sich an einem beliebigen Drucker in der Umgebung authentifiziert, der für die Follow-me- oder Pullprint-Option aktiviert wurde. Speichern Sie Daten zentral, während Sie auf den Druck warten. Druckerspeicher sind leicht zugänglich und schwerer zu überwachen als zentrale Server.
     

Wir von ThinPrint beraten Sie gerne zum Thema DSGVO. Wenn sie eine Beratung wünschen, kontaktieren Sie uns.

Mehr Informationen und eine Anleitung zur Einrichtung von datenschutzkonformen Drucken finden Sie in unserem White Paper:
White Paper: DSGVO und sicheres Netzwerkdrucken – So funktioniert’s.

Henning Volkmer
Henning Volkmer
Henning Volkmer ist Präsident und CEO der Cortado, Inc. In dieser Funktion treibt er die Umsetzung der Unternehmensstrategie als führender Innovator für Druckmanagement, Unternehmensmobilität und verbesserte Zusammenarbeit von Teams voran. Im Laufe seiner beruflichen Tätigkeiten erwarb er sich einen breiten technologischen Hintergrund und ist seit siebzehn Jahren an der Spitze der technologischen Trends. Neben verschiedenen Positionen innerhalb der Cortado-Gruppe war Henning Volkmer Teil eines Projektteams, das sich mit der Kostensenkung im Bereich Netzwerkinfrastruktur mit dem heutigen Nokia Siemens Network beschäftigte. Unter seiner Leitung hat die Marke ThinPrint ihren Vorsprung als führende Druckmanagementsoftware aus-, die Marke Cortado als innovative Business-Lösung für den Cloud Desktop aufgebaut. Der gebürtige Berliner lebt derzeit in Denver, CO und verbringt seine Freizeit mit Freunden und Familie, auf Reisen oder in Restaurants.