6 Schritte, um Sicherheitsrisiken beim Drucken zu reduzieren und Datenverlust zu vermeiden

Es lässt sich nicht leugnen: Drucker sind anfällig für Datenverluste. Und Tag für Tag sind Druckgeräte Teil von geschäftskritischen Arbeitsprozessen, die den Umgang mit sensiblen Daten einschließen. Alle Endpoints – so auch Drucker – sind hinsichtlich Datenlecks gefährdet. Allerdings wissen einige Unternehmen nicht einmal, wie riskant eine ungesicherte und schlecht verwaltete Druckinfrastruktur sein kann. Erfahren Sie, wie es um die Drucksicherheit in Unternehmen steht und wie Sie für eine sichere Druckumgebung sorgen können.

Drucksicherheit einfach umgesetzt: So schützen Sie sich vor Datenverlust
Was tun Sie, um für Sicherheit beim Drucken zu sorgen?

Aktueller Bericht zu Sicherheitsrisiken beim Drucken

In einem Bericht aus dem Jahr 2019, der sowohl europäische als auch US-amerikanische Unternehmen abdeckt, wurden die Vorteile des sicheren Druckens deutlich gemacht. Vielleicht werden Sie die zahlreichen druckbezogenen Sicherheitsrisiken und das Ausmaß des finanziellen Schadens, den diese Schwachstellen anrichten können, überraschen.

Die wichtigsten Erkenntnisse aus der Studie:

  • Fast 11% aller Sicherheitsvorfälle sind druckbezogen. Das entspricht durchschnittlich 9 Sicherheitsverletzungen pro Jahr. Bei 59% dieser Sicherheitsverletzungen handelte es sich um Datenverlust.
  • Während sich Unternehmen die größten Sorgen um Malware machten und darüber, dass von außen auf sensible, auf Druckern gespeicherte Daten zugegriffen werden könnte (ein tatsächliches Sicherheitsrisiko bei Druckern), wurde die Mehrheit der Vorfälle intern durch eine fehlerhafte Verwaltung oder falsche Handhabung druckbezogener Daten verursacht: der sogenannte menschliche Faktor. Diese unbeabsichtigten Handlungen von Mitarbeitern waren mit 32% die häufigste Ursache für sicherheitsgefährdende Vorfälle.
  • Nur 27% der Unternehmen wurden als „führend in Sachen Drucksicherheit“ (print security leaders) eingestuft, während bei 17% noch deutlicher Nachholbedarf bestand. Es überrascht daher nicht, dass 77% der Befragten angaben, die Ausgaben für Drucksicherheit in Zukunft erhöhen zu wollen.

Die Ergebnisse zeichnen ein alarmierendes Bild: Unternehmen sind erschreckend anfällig für druckbezogene Datenlecks – entweder aufgrund mangelnden Wissens über Sicherheitsschwachstellen in der Druckinfrastruktur oder wegen mangelnder Investitionen in geeignete Sicherheitsmaßnahmen.

Datenlecks haben fatale Folgen

Manch einer mag sich fragen, ob ein druckbezogenes Datenleck wirklich so schädlich für sein Unternehmen wäre. Die Frage ist nicht ganz unberechtigt, denn nicht jedes Unternehmen kann seine branchenspezifischen Daten als besonders sensibel einstufen (diese 5 Branchen sind stärker gefährdet als andere).

Laut dem oben genannten Bericht kostet jedes Datenleck Unternehmen jedoch im Durchschnitt 348.000€ / 391.900 $ pro Jahr. In einem weiteren Bericht wurden die weltweiten Durchschnittskosten mit 3,86 Mio. US-Dollar sogar noch deutlich höher angesetzt. Und falls die intern verursachten finanziellen Verluste noch nicht als Anreiz ausreichen sollten, den Sicherheitsrisiken von Druckern zu begegnen, dann sei noch erwähnt, dass Datenschutzverletzungen von unabhängigen Behörden heute viel härter geahndet werden als noch vor einigen Jahren.

Um Ihnen zu helfen, diesen Risiken zu begegnen, finden Sie hier einige Tipps zur Einrichtung einer sicheren Druckarchitektur und Reduzierung von druckbezogenen Sicherheitsschwachstellen:

Kurzanleitung für eine sicherere Druckumgebung

  1. Sorgen Sie dafür, dass die Firmware für MFP- und Standarddrucker auf dem neuesten Stand gehalten und regelmäßig überwacht wird.

  2. Alle im Netzwerk übertragenen Druckdaten müssen verschlüsselt werden. Sie können damit beginnen, Windows SMB 3.0 oder höher für den Druckserver und alle Druckaufträge zu implementieren. Auf diese Weise lässt sich sicherstellen, dass alle Druckaufträge bei der Übertragung über das Netzwerk verschlüsselt werden.

  3. Daten, die zwischen dem zentralen Standort und dem Drucker übertragen werden, müssen ebenfalls verschlüsselt werden. Um dies zu erreichen, ist jedoch eine Drittanbieterlösung erforderlich, da sich diese Funktion derzeit nicht einfach in Windows aktivieren lässt. Die Daten werden nach der Verarbeitung durch den Druckertreiber verschlüsselt. Um sie wieder zu entschlüsseln, wird auf dem Drucker eine Anwendung installiert oder Sie nutzen externe, mit dem Drucker verbundene Hardware.

  4. Sobald geeignete Maßnahmen zur Sicherung der Druckdatenübertragung getroffen wurden, kann die Aufmerksamkeit auf den „menschlichen Faktor“ gerichtet werden. Wie die Studienergebnisse zeigen, ist die Reduzierung dieses Risikos der Schlüssel zur Minimierung des allgemeinen Sicherheitsrisikos bei Netzwerkdruckern.
    Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um Ihre IT-Umgebung zu überdenken: Wie werden Ihren Mitarbeitern Drucker zugewiesen? Nutzen Sie in Ihrem Unternehmen direktes IP-Drucken? Wenn ja, achten Sie darauf, dass nicht alle Mitarbeiter per Direct-IP-Drucken auf beliebige Drucker drucken können, da dann das Monitoring weniger effektiv ist. Es stehen auch mehrere Drittanbieterlösungen zur Verfügung, die die Sicherheit beim direkten IP-Drucken weiter verbessern können.

  5. Nun zu den Dokumenten: Es sollte verhindert werden, dass Ausdrucke ungesichert in den Druckerschächten verbleiben, da der gesamte Lebenszyklus von Druckdokumenten geschützt werden muss. 60% der Unternehmen verwenden Pull Printing (auch Follow-me-Drucken genannt) als eine sehr effektive Möglichkeit, Druckaufträge mit jeder Art von Smartcard am Drucker zu authentifizieren. Durch Pull Printing kann zudem Datenverlust durch Senden eines Dokuments an einen falschen Drucker verhindert werden.

  6. Darüber hinaus sollten die Drucker den Benutzern auf effektive und korrekte Weise zugewiesen werden. Das zuvor erwähnte Pull Printing ist dafür sehr gut geeignet, aber es gibt auch andere Möglichkeiten. Unternehmen können beispielsweise ein „Self-Service-Portal“ einführen, das Benutzer befähigt, ihre Drucker gemäß ihrer Berechtigungen selbst auszuwählen.

Auch wenn das Thema Sicherheit beim Drucken noch vertieft werden kann, werden Ihnen die genannten Tipps eine nützliche Hilfe sein, ihre Druckerlandschaft so zu organisieren und zu verwalten, dass sie weniger anfällig für Datenverlust wird.

Fazit: Es bedarf nur weniger Schritte zur Verbesserung der Drucksicherheit

Im Wesentlichen sind es diese beiden Anpassungen Ihrer Druckinfrastruktur, die auf einfache Weise die Sicherheitsrisiken beim Drucken reduzieren: die vollständige Verschlüsselung der Druckdaten und eine sichere Lösung zum Ausliefern der Druckjobs wie Pull Printing. Wenn Sie wissen möchten, wie ThinPrint Ihnen helfen kann, eine sichere Druckinfrastruktur in Ihrem Unternehmen zu realisieren, kontaktieren Sie uns oder informieren Sie sich in unserem White Paper zu sicherem Netzwerkdrucken.

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