Pull Printing: Warum ist es noch nicht flächendeckend im Einsatz?

Pull Printing mit Nutzerauthentifizierung spart Papier- und Tonerkosten und sorgt für mehr Datensicherheit

Es schont die Umwelt, man spart ordentlich Geld und es schützt Daten: Pull Printing. Gemeint ist mit dem Begriff Pull Printing, dass der Druckjob nach dem Auslösen des Druckbefehls auf dem Server oder der Workstation gespeichert wird. Erst wenn sich der Nutzer am Drucker authentifiziert, startet der Ausdruck.

Die Folgen: Weniger Ausdrucke und damit weniger Toner- und Papierverschwendung, also geringere Kosten und Ressourcenschonung. Außerdem geraten Ausdrucke mit zum Teil sensiblen Daten nicht in die falschen Hände. Eigentlich sind das gleich mehrere triftige Gründe, warum jedes Unternehmen sicheres Pull Printing einführen sollte. Gerade im Hinblick auf die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist die Einführung von Pull Printing sinnvoll.

Warum hat sich Pull Printing also bisher nicht flächendeckend durchgesetzt? Einerseits gibt es noch genügend Organisationen, die persönliche Drucker auf den Schreibtischen der Mitarbeiter einsetzen. Diese benötigen kein Pull Printing, sollten ihre Druckinfrastruktur aber möglicherweise generell überprüfen. Doch dies ist nicht Thema dieses Blogbeitrags.

Hemmschuhe beim Einführen von Pull Printing

Ich denke, bei vielen anderen sind folgende drei Gründe oft die Hemmschuhe, das Thema endlich anzugehen:

• Kosten durch neuanzuschaffende Drucker
• Aufwand bei der Einführung
• Angst, dass es unpraktisch für die Nutzer ist

Alle drei Gründe möchte ich in Frage stellen oder Ihnen eine Perspektive aufzeigen.

Muss ich für mein Pull Printing neue Drucker anschaffen?

Je nach eingesetzter Technologie können Neuanschaffungen von Druckern nötig sein, da nur bestimmte Modelle Pull Printing unterstützen. Zumindest unsere Softwarelösung unterstützt alle Netzwerkdrucker aller Druckerhersteller, entweder per Authentifizierung mit Smartphones bzw.Tablets oder mit einer kleinen Zusatzhardware, die günstig jeden Drucker Pull-Printing-fähig macht. So kann die gesamte Drucker-Bestandsflotte Pull-Printing-fähig gemacht werden, entweder ohne oder mit nur niedrigen Kosten für Zusatzhardware. Es sind keine Neuanschaffungen von Druckern nötig.

Wie groß ist der Aufwand für die Einführung?

Wenn man den Aufwand für die Einführung eines solchen Systems bewertet, dann sollte man vor allen Dingen bedenken, dass Pull Printing, wenn einmal eingeführt, zu enormen Arbeitserleichterungen für IT-Administratoren führt. In Zukunft müssen nicht mehr mühevoll Drucker für verschiedene Nutzer und Nutzergruppen freigegeben werden. Und es entsteht so gut wie kein Aufwand in Bezug auf das Druckmanagement, wenn neue Arbeitsplätze eingerichtet oder mal neue Drucker aufgestellt werden.

Die Einführung selbst kann man sich auch ganz leicht machen. Mit unserer Release Station beispielsweise können sich Mitarbeiter ganz einfach einmalig selbst am Pull-Printing-System anmelden. Dafür können sie sogar alle möglichen Karten nutzen, die sie bereits im Einsatz haben, wie z.B. Kredit- oder Kundenkarten. Jeder kann dabei eine andere Art Karte verwenden. Der Mitarbeiter geht einfach zu einem Drucker, schwenkt seine Karte über das Lesegerät und erhält einen Ausdruck mit einem Anmelde-Code, den er einscannt oder eintippt, um sich einmalig anzumelden. Fertig. Der Administrator muss also keine Karten ausgeben und einrichten. Auch das funktioniert mit jedem Druckermodell.

Wie nutzerfreundlich ist Pull Printing?

Die Angst, dass es für den Nutzer umständlich und zu langsam sein könnte, sich immer am Drucker anzumelden, um Druckaufträge abzuholen, lässt sich schwer wegargumentieren. Das sollten Sie am besten einmal live testen. Vernünftig aufgesetzt, ist der Ausdruck schneller da, als Sie denken, und die Karte an den Drucker zu halten, wird schnell zur Routine.

Auch hier sollte man die positiven Effekte von Pull Printing gegenrechnen. Mitarbeiter können, wenn ein Drucker besetzt oder gerade defekt ist, einfach zum nächsten Gerät gehen, um ihren Druckauftrag abzuholen. Mitarbeiter können nicht mehr aus Versehen zum falschen Drucker drucken, müssen nicht mehr Druckaufträge schnell löschen, die sie doch falsch losgeschickt haben… Das alles trägt erheblich zur Akzeptanz durch die Nutzer bei. Machen Sie doch einmal eine Testphase, in der Nutzer optional Pull Printing nutzen können. Sie werden erstaunt sein, wie gut das angenommen wird. Die Umwelt freut sich ebenso wie Ihr Portemonnaie. Wie unsere Pull-Printing-Lösung Personal Printing funktioniert, erfahren Sie auf unserer Website. Hier finden Sie auch eine kostenlose, 30 Tage gültige Testversion.