Druckerzuweisung per Gruppenrichtlinie – Segen oder Fluch?

„Druckerzuweisung über GPO führt zu Latenz beim Login“, „Druckerzuweisung per GPO – Problem bei Einschränkung auf Gruppe“ oder „Kann mir jemand verraten, wie ich die Druckerzuweisung anhand des ThinClients-Names bewerkstelligen kann?“ Dies sind nur drei Fragestellungen in dem beliebten Forum administrator.de zum Thema Druckerzuweisung per Gruppenrichtlinie. Allein 123 Beiträge beschäftigen sich in besagtem Forum mit diesem Themenkomplex.

Doch was genau ist eigentlich eine Druckerzuweisung per Gruppenrichtlinie? Für wen ist sie geeignet, für wen nicht? Welche Grenzen oder Nachteile hat solch eine Druckerzuweisung per Gruppenrichtlinie? Und welche besseren Alternativen gibt es, Drucker zuzuweisen?

Zunächst einmal: Was ist eine Gruppenrichtlinie?

Hier ein Zitat aus Computerweekly: Gruppenrichtlinien sind eine hierarchische Infrastruktur, die es einem Netzwerkadministrator, der für das Active Directory von Microsoft zuständig ist, ermöglicht, spezifische Konfigurationen für Benutzer und Computer zu implementieren.

Gruppenrichtlinien sind in der Microsoft-Welt beheimatet. Mit der Hilfe von Gruppenrichtlinien werden innerhalb der Domäne Einstellungen auf Windows-Rechnern verteilt. Diese Informationen werden in die Registry geschrieben und setzen Konfigurationen für Nutzer.innen oder Rechner, führen Skripte aus und sorgen rudimentär für Verteilung von Software. Das passiert einmal, wenn man sich anmeldet und standardmäßig etwa alle 90 Minuten zum Abgleich der Informationen.

Nutzbar sind Gruppenrichtlinien für alle Unternehmen, die rein Microsoft- bzw. Active Directory-basiert sind. Um Gruppenrichtlinien anwenden zu können, müssen Nutzer.innen und Computer im AD sein. Es funktioniert also nicht mit Mac-Rechnern. Somit kann man ihnen keine Gruppenrichtlinien zuordnen. Insgesamt, so kann man resümieren, sind Gruppenrichtlinien ein sehr mächtiges Tool, mit denen man quasi alles einstellen kann. Dies gilt aber eben nur für Active-Directory-User und -Maschinen.

Welche Nachteile hat es, wenn man Drucker über eine Gruppenrichtlinie zuweist?

Nachteil: keine Druckerzuordnung bei Mac-Rechnern
Zum einen ist die Beschränkung auf Windows-Rechner zu nennen. Die Anteile von Mac-Rechnern in Unternehmen sind seit mehreren Jahren im Aufwärtstrend. Laut einer Analyse von Strategy Analytics konnte Apple im dritten Kalenderquartal 2022 demnach 8,1 Millionen Laptops verkaufen, 25 Prozent mehr als im Vorjahr. Und das in einem um 15 Prozent geschrumpften Markt. Insofern könnte es für Administrator.innen schwierig sein, wenn eine komplette Nutzergruppe bei der Druckerzuordnung nicht berücksichtig wird.

Nachteil: Deutlich verlangsamte Anmeldedauer
Das Ausführen der Druckerzuweisungen über GPO auf Clientseite erfordert weit mehr, als nur einen Registry-Key zu setzen. Der Druckserver wird kontaktiert, die Drucker müssen gefiltert und ggf. Treiber über das Netzwerk kopiert werden. Eine Voraussetzung hierzu ist, dass der Rechner sich schon zum Netzwerk verbunden hat, was gerade bei Wifi auch etwas länger dauern kann. Zusammen mit der Zeit, die es dauert, die Daten zu kopieren und einen Druckertreiber zu installieren, wird klar, dass das nicht als synchroner Prozess während der Anmeldung laufen sollte.

Nachteil: Aufwändige Maintenance
Hat der.die Admin es einmal geschafft, jeden Drucker einzeln per GPO zuzuweisen, ist es in der Folge schwierig, den Überblick über die Richtlinien zu behalten, wenn nicht von Anfang an ein nachvollziehbares Namens- / Gruppen und Zuweisungskonzept verfolgt wurde. Außerdem: Welcher Drucker ist Standarddrucker in welcher Gruppe? Und: Wird ein Drucker ausgetauscht, muss er in allen Gruppen ausgetauscht werden.

Bei 10-20 Druckern mag das noch machbar sein, aber in größeren Umgebungen sind GPOs unhandlich. Hinzu kommt der Bedarf, die Zuordnungen detailliert für andere zu dokumentieren, damit sie später ebenfalls den Überblick haben.

ThinPrints Ansatz

ThinPrint verfolgt einen anderen Ansatz, denn bei ThinPrint kann man auch Drucker gruppieren. Man erstellt beispielsweise eine Marketingdruckergruppe mit allen Druckern für die Abteilung Marketing und eine Marketinggruppe mit allen Nutzer.innen der Abteilung Marketing. Definiert man dann die Regeln für eine Druckergruppe, muss man sie nicht mehr anfassen. Man kann Drucker austauschen oder Nutzer.innen löschen bzw. hinzufügen, aber an der Regel selbst ändert sich ja nichts. Man behält den Überblick und hat deutlich weniger Aufwand bei der Maintenance.

Insgesamt kann man sagen, dass größere Unternehmen mit einer umfangreicheren Druckerflotte oder auch Unternehmen mit heterogener Infrastruktur sich dringend nach einer Lösung für die Druckerzuordnung umschauen sollten.

ThinPrint AutoConnect – die komfortable Alternative zur Druckerzuordnung per GPO

Anders als bei der Druckerzuordnung per Gruppenrichtlinie bietet ThinPrint zwei Features, die die Gruppenrichtlinie überflüssig machen: ThinPrint AutoConnect und ThinPrint Self Service.

ThinPrint hat im Rahmen seiner über zwanzigjährigen Erfahrung eine ausgefeilte, alle Details und Besonderheiten unterstützende Lösung zur Druckerzuordnung namens AutoConnect entwickelt.
AutoConnect ist Bestandteil der Drucklösung ThinPrint Engine und ist für viele ThinPrint-Kunden eines der Hauptargumente für ihre Kaufentscheidung. Mit AutoConnect kann man selbst in großen Drucklandschaften sehr einfach die richtigen Netzwerkdrucker und lokalen Drucker je nach Client, Anwender, Ort oder Verbindung mit den richtigen Einstellungen zur Verfügung stellen. Eine spezielle Konfigurationstabelle namens Dynamic Printer Matrix übernimmt das Drucker-Mapping beispielsweise nach IP-Adressraum oder weist Drucker über AD-Nutzergruppen zu.

Mit AutoConnect ist sichergestellt, dass allen Mitarbeiter.innen in allen Infrastrukturen immer die richtigen Drucker mit allen gewünschten Optionen zur Verfügung stehen.

Eine weitere Lösung, die zur Druckerzuordnung genutzt wird, ist Printer Self Service. Wie der Name schon sagt, können sich hier die Anwender die für sie in Frage kommenden Drucker aus einer angebotenen Liste selbst mappen. Printer Self Service sorgt dafür, dass Mitarbeiter.innen selbst dann drucken können, wenn sie nicht in einer Standardumgebung arbeiten. Befinden sie sich beispielsweise temporär in einer Niederlassung, können sie sich mittels Printer Self Service die dortigen Drucker verbinden. Ob die Funktion Printer Self Service zur Verfügung steht, können Admins in AutoConnect festlegen.

Fazit: Welche Lösung ein Unternehmen idealerweise für die Druckerzuordnung nutzen sollte, hängt recht entscheidend sowohl von der Größe als auch von der Heterogenität der Umgebung ab. Und es hängt auch davon ab, wieviel Manpower für die Druckerverwaltung zur Verfügung steht. Wer jedoch hybrides Arbeiten anbietet, auch Macs oder Cloud-Arbeitsplätze verwalten muss und mehr als 20 Drucker hat, der sollte den Einsatz einer Drittlösung wie ThinPrint in Betracht ziehen.

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Drucker per GPOs verteilen – Welche Alternative gibt es?