Mobiles Drucken und Drucken für mobile Mitarbeiter: Ein Wegweiser

Wer von mobilem Drucken redet. meint nicht immer das Drucken von mobilen Mitarbeitern. Hier ein Wegweiser durch den Dschungel der Lösungen.

Trotz der digitalen Welt, in der wir leben, ist ein bedrucktes Stück Papier häufig immer noch wichtig und nützlich. Wenn mobile Mitarbeiter beispielsweise nach einem langen Reisetag versuchen, in ein Hotel einzuchecken und eine Bestätigungsnummer benötigen, ihr Telefonakku aber leer ist und ihre Reservierung nicht gefunden werden kann, dann kann ihnen ein Ausdruck helfen.

Wann immer ich mit Kunden spreche, stelle ich fest, dass jeder seine eigene Definition hat, was mobiles Drucken für ihn bedeutet. Es gibt einen Unterschied zwischen mobilem Drucken und Drucken für mobile Mitarbeiter. Hier ein Wegweiser durch den Dschungel der Lösungen.

Was ist mobiles Drucken? Was ist Drucken für mobile Mitarbeiter?

Tatsache ist, dass das mobile Drucken typischerweise den technischen Standpunkt des Druckens von einem mobilen Gerät auf einen Drucker beschreibt. Das Drucken für mobile Mitarbeiter hingegen beschreibt den Anwendungsfall. Hier steht im Mittelpunkt, wer den Druck durchführt – unabhängig davon, wie der Druck gestartet wird. So könnten beispielsweise mobile Mitarbeiter einfach an einem Schreibtisch mit einem PC sitzen und auf einem im Netzwerk angeschlossenen Drucker drucken. Beides betrifft Mobilität und Drucken.

Zur Verdeutlichung sind hier einige der verschiedenen Anwendungsfälle aufgeführt:

  • Ein Benutzer, der sich in firmeneigenen Immobilien bewegt (z.B. ein Gebietsleiter für eine Einzelhandelskette).
  • Ein Benutzer, der sich außerhalb des Unternehmens bei einem Kunden oder Lieferanten bewegt (z.B. ein Supply Chain Manager oder Vertriebsmitarbeiter).
  • Ein Benutzer ohne Gerät, der innerhalb des Unternehmens von einem stationären Arbeitsplatz zu einem anderen stationären Arbeitsplatz wechselt (z.B. ein Arzt oder eine Krankenschwester in einem Krankenhaus).
  • Ein stationärer Benutzer mit einem Android- oder iOS-Gerät (z.B. Kundendienstmitarbeiter in einer Bankfiliale).

Sobald Sie festgestellt haben, ob Ihre Bedürfnisse in einen der vier oben aufgeführten Anwendungsfälle passen, können Sie die Situation aus technologischer Sicht betrachten. Es gibt zwei Szenarien zu berücksichtigen: Traditionelle Windows- oder Mac-basierte Anwendungen und iOS- oder Android-Anwendungen.

Traditionelle Windows- oder Mac-basierte Anwendungen

Jeder Auftrag, der in lokalen Anwendungen auf einem Mac, PC oder einem virtuellen Windows-Desktop ausgeführt wird und über Microsoft RDP, Citrix, VMware Horizon View oder Parallels Remote Access Server an jedes beliebige Gerät übermittelt wird, kann von einer unternehmensweiten Drucklösung abgedeckt werden.

Anhand von Kriterien wie dem Namen des Arbeitsplatzes (wenn der Benutzer mobil ist, sich aber an stationären Computern anmeldet), IP-Adressbereichen (wenn der Benutzer und sein Gerät mobil sind), der Zugehörigkeit des Benutzers zu einer bestimmten Active Directory-Gruppe (wenn Sie nicht möchten, dass jeder Benutzer Zugriff auf jeden Drucker an einem bestimmten Ort hat) oder einer Kombination davon werden Benutzer automatisch mit den richtigen Druckern verbunden, da sie innerhalb des Unternehmens mobil sind.

Wenn Sie besonders sicherheitsbewusst sind und es satt haben, die Druckerzuordnungen für jeden Benutzer und jeden Drucker zu verwalten, aber dennoch Ihren Benutzern Mobilität bieten wollen, können Sie eine unternehmensweite persönliche Druck-/Tap-to-Print-/Release-, Pull-Printing- oder Follow-me-Drucklösung implementieren.

Was bedeuten diese Begriffe? Anstatt den Drucker auszuwählen, auf dem das Dokument vor dem Drucken erscheinen soll, druckt ein Benutzer immer auf demselben virtuellen Drucker. Aus Sicherheitsgründen wird der Auftrag erst dann an einen Drucker freigegeben, wenn der Benutzer zu einem beliebigen Drucker innerhalb des Unternehmens geht, um einen PIN-Code einzugeben, sich mit einer RFID-Karte auszuweisen oder sein mobiles Gerät zur Authentifizierung zu verwenden. Bei der Auswahl einer Lösung für ein solches Szenario ist es wichtig, eine Lösung zu wählen, die druckerunabhängig ist, verschiedene Authentifizierungsmethoden bietet und den Auftrag sicher auf einem Server speichert, so dass er leicht an jeden Drucker im Unternehmen weitergeleitet werden kann.

iOS- oder Android-Anwendungen

Also, was bleibt übrig? Benutzer mit mobilen Geräten wie iPhones, iPads und Android-Handys oder Tablets, die Anwendungen aus den jeweiligen App-Stores ausführen und aus diesen Apps drucken müssen.

Sowohl iOS- als auch Android-Geräte unterstützen direkte Verbindungen vom Gerät zu einem Drucker, der Apple AirPrint oder Google Print unterstützt, aber diese Technologien sind nicht für den Einsatz in Unternehmen vorgesehen. In diesen Fällen müssen sich die Drucker im gleichen Netzwerk wie die Geräte befinden, was aus Sicherheitsgründen nicht ideal ist. Jedes Gerät kann auf jedem Drucker drucken, was leicht verwirren und zu abgebrochenen Druckaufträgen und unbeabsichtigter Offenlegung sensibler Informationen führen kann. Um dies zu vermeiden, möchten Sie die Infrastruktur von einem einfachen Zugriff der Benutzer trennen.

Warum in eine mobile Drucklösung für Unternehmen investieren?

Glücklicherweise sind mobile Lösungen für Unternehmen leicht verfügbar und sehr kostengünstig.

Sie können entweder mobile Geräte in die oben beschriebene Lösung „Authentifizierung am Drucker“ einbinden oder Benutzer mit einzelnen Druckern wie auf einem Mac oder PC verbinden.

Um eine mobile Drucklösung zu implementieren, schalten Sie die Hardwareunterstützung für AirPrint oder Google Print auf den Druckern aus oder trennen Sie sie in ein anderes Netzwerk. Dann definieren Sie mit den Administrationstools, welcher Benutzer welchen Drucker verwenden soll. Benutzer können entweder ein Profil (Apple) oder eine App (Android) herunterladen oder sich diese über Ihr MDM/EMM-System (z.B. VMware Workspace One, Citrix Endpoint Management, MobileIron, BlackBerry, Cortado, etc.) auf ihr Gerät übertragen lassen. Benutzer finden ihre Drucker im gleichen Betriebssystem, das mit den Druckoptionen ausgestattet ist, an die sie gewöhnt sind, so dass keine Benutzerschulung erforderlich ist. Sobald ein Auftrag gedruckt ist, wird er von der mobilen Vorrichtung an den Server der mobilen Drucklösung und dann an den Drucker innerhalb der Unternehmensinfrastruktur weitergeleitet.

Einige Lösungen unterstützen auch Nutzer außerhalb des Unternehmensnetzwerks, indem sie das Netzwerk, mit dem das mobile Gerät verbunden ist, nach Druckern durchsuchen, auch wenn diese AirPrint oder Google Print nicht unterstützen. Dadurch wird sichergestellt, dass Benutzer außerhalb des Unternehmensnetzwerks, z.B. Verkäufer oder Servicetechniker, jederzeit drucken können.

Die überwiegende Mehrheit der mobilen Anwendungsfälle betrifft Benutzer, die nicht tatsächlich ein mobiles (iOS oder Android) Gerät verwenden. Sie sind einfach Benutzer mit einem eher traditionellen Desktop, die einen einfachen Zugriff auf einen Drucker an mehr als einem Standort benötigen. Da Unternehmen zunehmend zu flexibleren Grundrissen und offenen Büros ohne zugewiesene Plätze wechseln, wächst die Gruppe der mobilen Benutzer schnell und kann nicht mehr durch Schulungen der Benutzer, wie man einen Drucker manuell zu ihrem Desktop hinzufügt, qualifiziert werden. Spätestens dann ist es an der Zeit, in eine unternehmensweite Drucklösung zu investieren, die mobiles Drucken ermöglicht und die Produktivität steigert.

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Und hier finden Sie mehr Informationen zu unserer Lösung ThinPrint Mobile Print.

Henning Volkmer
Henning Volkmer
Henning Volkmer ist Präsident und CEO der Cortado, Inc. Neben verschiedenen Positionen innerhalb der Cortado-Gruppe war Henning Volkmer Teil eines Projektteams, das sich mit der Kostensenkung im Bereich Netzwerkinfrastruktur mit dem heutigen Nokia Siemens Network beschäftigte. Unter seiner Leitung hat die Marke ThinPrint ihren Vorsprung als führende Druckmanagementsoftware ausgebaut. Henning stammt ursprünglich aus Berlin und lebt derzeit in Denver, CO.